Ihr Team erledigt von Hand, was längst von allein laufen könnte.

Automationen^® automatisiert Geschäftsprozesse im Mittelstand. Wir sehen uns Ihre Abläufe an, übernehmen die wiederkehrenden Schritte mit KI und festen Regeln und betreiben sie dauerhaft.

Kostenfreies Erstgespräch buchen Beispiel ansehen

Daniel Ballod

Gründer · Automationen^®

Inhabergeführt Ihre Ansprechperson wechselt nicht

Analyse zuerst Erst prüfen, dann bauen

Auf Ihren Systemen Kein Softwarewechsel nötig

Verarbeitung in der EU AV-Vertrag ohne Aufpreis

Wo Zeit verloren geht

Die teuersten Prozesse sind die, die niemand hinterfragt.

Drei Muster, die wir in nahezu jedem Betrieb finden:

Tippen, kopieren, weiterleiten

Daten von einem System ins nächste übertragen, Standardmails schreiben, Listen pflegen. Einzeln nur Minuten, zusammen Wochen im Jahr.

Abläufe, die an Übergaben hängen bleiben

Zwischen Anfrage, Angebot und Rechnung liegen mehrere Systeme und Postfächer. An jeder Übergabe entsteht Wartezeit.

Wachstum, das neue Stellen braucht

Mehr Aufträge bedeuten mehr Verwaltung. So wird das Unternehmen größer, aber nicht wirtschaftlicher.

Was wir automatisieren

Vier Bereiche, in denen sich Automationen^® zuerst lohnen.

Anfragen und Erstkontakt

Jede Anfrage wird aufgenommen, beantwortet und eingeordnet, rund um die Uhr.

Formular, Telefon und Portale zusammenführen
Rückfragen per Sprach- und Text-KI selbstständig klären
Termine direkt im Kalender vereinbaren

Kundenkommunikation und Termine

Bestätigungen, Erinnerungen und Rückfragen laufen, ohne dass jemand daran denken muss.

Telefon, WhatsApp und E-Mail in einem Ablauf
Erinnerungen und Verschiebungen ohne Zutun
Standardfragen KI-gestützt ohne Wartezeit beantworten

Angebote, Aufträge und Dokumente

Daten werden einmal erfasst und wandern ohne Abtippen durch alle Systeme.

Angebote vorbereiten und nachverfolgen
Belege per KI auslesen, prüfen und übergeben
Unterlagen anfordern und ablegen

Daten, Systeme und Auswertungen

Ihre Programme werden verbunden, Daten sauber gehalten und Auswertungen automatisch erstellt.

Bestehende Systeme miteinander verbinden
Doppelte Einträge und Lücken automatisch bereinigen
Kennzahlen automatisch bereitstellen

So läuft die Zusammenarbeit

Vier Schritte bis zum laufenden Betrieb.

Analyse

Wir verstehen Ihre Abläufe, bevor wir etwas verändern.

Wir sehen uns an, welche Schritte sich wiederholen, wo Vorgänge liegen bleiben und wie viel Zeit das im Monat bindet.

Konzept

Sie wissen vorher, was automatisch läuft und was nicht.

Wir legen gemeinsam fest, welche Schritte das System übernimmt und welche bewusst bei Ihrem Team bleiben.

Umsetzung

Die Automation wird in Ihre Systeme eingebaut.

Schrittweise und beginnend mit dem Prozess, der am schnellsten entlastet. KI kommt dort zum Einsatz, wo Sprache und Dokumente im Spiel sind, alles andere folgt festen Regeln. Das Tagesgeschäft läuft ungestört weiter.

Betrieb

Der laufende Prozess bleibt in unserer Verantwortung.

Wir überwachen, passen an und erweitern um die nächsten Abläufe.

Anwendungsfall · Anfragebearbeitung

Ein Prozess, den Sie sich anhören können.

Eine neue Anfrage, vollständig automatisiert: Eine Sprach-KI nimmt das Gespräch auf, klärt die Rückfragen und legt den Termin in den Kalender.

Von der Anfrage zum bestätigten Termin

Wenn Ihr Team den Vorgang zum ersten Mal sieht, ist der Termin schon vereinbart.

0:00 · 1:50 · Anfrage und Qualifizierung

Anwendungsfall · Schriftlicher Kanal

Und wenn niemand ans Telefon geht? Dann läuft es schriftlich weiter.

Termin vereinbart, ganz ohne Anruf.

Eine kurze Unterhaltung, ein paar Rückfragen, ein fester Termin. Die Antworten schreibt eine KI, den Ablauf dahinter geben Sie vor. Rund um die Uhr.

Telefon WhatsApp E-Mail

Sonnendach Solar

antwortet sofort

Hallo Herr Meyer, danke für Ihre Anfrage zur Photovoltaik-Anlage. Darf ich kurz ein paar Fragen stellen, damit die Beratung optimal vorbereitet ist?09:41

Ja, gerne.09:41

Super. Handelt es sich um ein Einfamilienhaus mit eigenem Dach?09:41

Genau, Satteldach, ca. 120 m².09:42

Perfekt. Für die Vor-Ort-Beratung hätte ich Donnerstag 16:00 oder Freitag 10:00 frei. Was passt Ihnen besser?09:42

Donnerstag 16:00 passt.09:42

Erledigt. Ihr Beratungstermin am Donnerstag um 16:00 Uhr ist gebucht. Die Bestätigung kommt gleich per E-Mail. Bis dann!09:42

Wirkung im Betrieb

Weniger Aufwand pro Vorgang. Mehr Ergebnis aus demselben Team.

Zeit

Ihr Team bekommt Stunden zurück

Routine läuft im Hintergrund. Die freie Zeit fließt in Beratung, Projekte und Kunden.

Verlässlichkeit

Vorgänge bleiben nicht liegen

Ein automatisierter Ablauf vergisst nichts und behandelt jeden Vorgang gleich.

Wirtschaftlichkeit

Wachstum ohne mehr Verwaltung

Steigt das Volumen, steigt der Aufwand nicht im gleichen Maß mit.

Im Vergleich

Drei Wege, mehr Arbeit zu bewältigen.

	Zusätzliche Stelle	Standardsoftware
Arbeitet auch nachts und am Wochenende
Aufwand steigt nicht mit dem Volumen		teilweise
Bildet Ihre eigenen Abläufe ab
Verbindet Ihre bestehenden Systeme	manuell
Kein zusätzliches Tool für Ihr Team
Betrieb und Weiterentwicklung inklusive		im Abo

Jeder Weg hat seine Berechtigung. Für wiederkehrende Abläufe mit festen Regeln sind Automationen^® der günstigste Weg.

Zusammenarbeit

Automationen^® sind kein Projekt. Sie gehören zum Betrieb.

Ihre Systeme bleiben

Wir setzen auf Ihre vorhandenen Programme auf. Ein Wechsel ist keine Voraussetzung.

Daten bleiben in Europa

Europäische Server, AV-Verträge und Löschkonzepte gehören zum Standard.

Der Betrieb bleibt bei uns

Überwachung, Wartung und Anpassungen liegen dauerhaft in unserer Verantwortung.

Nachvollziehbare Kosten

Sie sehen vorher, welcher Aufwand entsteht. Externe Lizenzen laufen auf Ihren Namen.

Grundsatz

Wir bauen nur, was sich rechnet.

Kommt ein Prozess zu selten vor oder hat er zu viele Ausnahmen, sagen wir das vor der Umsetzung. Die Rechnung muss für Ihr Unternehmen aufgehen.

Über Automationen^®

Ein Partner für Prozesse. Keine Software, die Sie selbst betreiben.

Wir analysieren, wo im Tagesgeschäft Aufwand entsteht, bauen die passenden Abläufe und betreiben sie dauerhaft. Der Fokus liegt auf dem Mittelstand, also dort, wo gewachsene Abläufe auf eine knappe Verwaltung treffen und die Organisation drumherum den Tag frisst.

Sie bekommen keine Software, die Ihr Team selbst pflegen muss. Sie bekommen einen Ablauf, der läuft.

Hinter Automationen^®

Gebaut von jemandem, der weiß, wie im Tagesgeschäft gearbeitet wird.

Vor Automationen^® standen fünf Jahre im operativen Geschäft: Anfragen, Angebote, Nachfassen, Übergaben. Wer Prozesse automatisieren will, muss sie vorher selbst gemacht haben.

„Ein Prozess wird nicht besser, weil Software dazukommt. Er wird besser, wenn man ihn vorher verstanden hat."

Daniel Ballod

Gründer & Geschäftsführer

Inhabergeführt

Häufige Fragen

Was Geschäftsführer vorher wissen wollen.

Für welche Betriebe lohnt sich das?

Vom Einzelbetrieb bis zum mittelständischen Unternehmen, branchenunabhängig. Entscheidend ist nicht die Größe, sondern die Wiederholung: Ein Ablauf, der mehrmals pro Woche vorkommt, festen Regeln folgt und über mehrere Hände geht, rechnet sich fast immer.

Müssen wir unsere Software wechseln?

Nein. Wir bauen auf dem auf, was bei Ihnen läuft, und verbinden die Systeme miteinander. Ihr Team arbeitet weiter in den Programmen, die es kennt.

Merken unsere Kunden, dass ein Teil automatisch läuft?

Ja, und das ist so gewollt. Unsere Abläufe geben sich von der ersten Nachricht an als digitale Assistenz zu erkennen. Wir geben niemanden als Menschen aus. Sobald es persönlich wird, übernimmt Ihr Team.

Was bedeutet das für unsere Mitarbeiter?

Automatisiert wird die Routine, nicht die Verantwortung. Niemand wird ersetzt, das Team verliert die Arbeit, um die es sich ohnehin nie gerissen hat.

Wie viel Aufwand haben wir selbst damit?

Im Wesentlichen zwei Termine und ein paar Rückfragen: einmal Ihre Abläufe erklären, einmal das Konzept abnehmen. Aufbau, Test und Betrieb liegen bei uns.

Wie lange dauert die Einführung?

Ein abgegrenzter Prozess läuft meist nach ein bis drei Wochen. Wir beginnen mit dem, der am schnellsten entlastet, nicht mit dem größten.

Was kostet das?

Eine einmalige Umsetzung plus ein monatliches Paket für Betrieb und Weiterentwicklung. Externe Dienste wie Telefonie und Hosting laufen auf Ihren Namen. Alle Zahlen liegen vor der Entscheidung auf dem Tisch.

Was passiert, wenn ein Ablauf einmal nicht funktioniert?

Wir überwachen die Prozesse und greifen ein, bevor es Ihnen auffällt. Für jeden Schritt ist festgelegt, was passiert, wenn er hängt: Der Vorgang landet bei einer zuständigen Person, statt still liegen zu bleiben.

Wo genau steckt KI in Ihren Abläufen?

Überall dort, wo Sprache, Text oder Dokumente verarbeitet werden: beim Aufnehmen von Anfragen, beim Klären von Rückfragen, beim Auslesen von Belegen. Alles, was festen Regeln folgt, läuft ohne KI, weil Regeln dort verlässlicher sind.

Wie steht es um den Datenschutz?

Verarbeitung auf europäischen Servern, Zugriffe auf das Notwendige beschränkt, Auftragsverarbeitungsverträge ohne Aufpreis.

15 Minuten reichen, um das Potenzial in Ihren Abläufen zu sehen.

Kostenfrei und unverbindlich. Sie schildern kurz, wie bei Ihnen gearbeitet wird, wir sagen Ihnen, welche Abläufe sich am ehesten rechnen.

Kurzer Blick auf Ihre Abläufe

Ehrliche Einschätzung vom Gründer

Klarer nächster Schritt

Kostenfreies Erstgespräch buchen